1398/11/02
میز خدمت و دبیرخانه
 

 

شرح وظایف واحد دبیرخانه و میز خدمت  :

5 - 33887274داخلی 112-111

متصدیان : محمدی کیا  - میرزایی

دریافت نامه اداری و شخصی و درخواستها از کلیه ارگانها ، ادارات ومطبها و مراکز تحت پوشش و دانشگاههای مربوطه .

ثبت تاریخ و شماره و موضوع و ارجاع نامه های بعد از دستور اقدامات درج و پایش و کپی با واحدهای مورد نظر .

کپی از درخواست های وارده و نامه های وارده به کلیه مراکز و واحدها و ارباب رجوع جهت پیگیریهای لازمه .

اسکن نامه های وارده و ارسال بعد از دستور ، کپی و اسکن به واحدهای مورد نظر .

تفکیک نامه ها وارده و ارسال بعد از دستور، کپی و اسکن به واحدهای مورد نظر .

پاسخگویی به ارباب رجوع تلفنی بابت نامه های وارده و راهنمایی آنها.

پیگیری نامه های وارده .

نامه های ارسالی :

ثبت نامه های ارسالی

کپی مورد نیاز از نامه های ارسالی و تفکیک و پیگیری آنها و ثبت و ذکر آدرس با عنوان و تحویل به پستچی اداره .

پاسخگویی به ارباب رجوع و پیگیری نامه های ارسالی اعم از ابلاغ ، بخشنامه ها و درخواستهای عنوان شده .

تحویل نامه های ارسالی به مراکز پس از تفکیک و کپی و ویرایش آنها با پیوستهای مورد نظر در باکس مراکز پس از تفکیک و

کپی و ویرایش آنها با پیوستهای مورد نظر در باکس مراکز و هماهنگی با واحد نقلیه جهت ارسال به مراکز تحت پوشش و پایگاها و خانه بهداشت و غیره ...

اتوماسیون اداری شامل نامه های وارده و پیگیریها و درخواستهای مربوط به نامه های اداری که شامل نامه های وارده از طریق اتوماسیون اداری به شبکه .

پرینت نامه های وارده و ارجاع خورده به مراکز ، اشخاص ، پیگیریهای لازمه بایگانی .

پاسخگویی به ارباب رجوع و نامه های اتوماسیونی از طریق تلفنی و یا حضوری .

کپی لازمه جهت نامه های وارده اتوماسیون و انجام مراحل کارهای مربوطه .

ارجاع نامه های وارده اتوماسیونی با ثبت شماره و تاریخ و موضوع دردفتر واحدهای ستادی مورد نظر و گرفتن رسید از آنها .

پرینت آنها و ارجاع به واحدهای مورد نظر (کپی به تعداد مراکز و واحدهای خواسته شده و ویرایش آنها تنظیمات واحدها )

ذکر شماره و تاریخ نامه های ارسالی اتوماسیونی به مراکز در دفاتر مراکز مربوطه .

درج و آدرس نامه های ارسالی برروی پاکت نامه جهت ارسال به واحدهای موردنظر و تحویل به پستچی اداره

ارجاع نامه های صادره اتوماسیونی با ثبت شماره ، تاریخ وموضوع به واحدهای ستادی موردنظر بعد از کپی ارجاع مدیریت و اخذ رسید .

میز خدمت

ثبت درخواست های مراجعان حضوری   توسط میز خدمت

ارسال پیامک شماره ثبتی  به مراجعان

ارسال پیامک جهت پیگیری های بعدی به مراجعین